Kuulemme usein väittämän, että prosessikehitys on pitkäveteistä puuhaa ja teoreettista pyörittelyä, johon hektisessä asiakaspalvelussa ei riitä aikaa.
Joskus pelkän prosessi-sanan mainitseminenkin saa aikaan tuskastuneita ilmeitä. Sitä on ehkä kokeiltu, mutta tulokset eivät puhuneet puolestaan ja touhu lakaistiin hissukseen maton alle.
Väliotsikko
Väittämien taustalla on harvoin synnynnäinen antipatia prosessikehitystä kohtaan. Kokemukset vain ovat voineet olla huonoja. Yleensä on pudottu johonkin prosessikehityksen sudenkuopista eikä niistä ole onnistuttu kiipeämään ylös.
Karvaille kokemuksille on syynsä. Olemme keränneet tähän päällimmäisiä havaintojamme mönkään menneistä prosessiponnisteluista:
Prosessikehityksen sudenkuopat:
1. Prosessien kehittämistä ei ole resursoitu. Silloin aikaa tai tekijää ei löydy.
2. Menetelmät puuttuvat. Tuloksena on paljon työtä mutta vähän tuloksia. Kaikki kyllästyvät ja koko kehittämistouhu haudataan hiljaisesti.
3. Tavoiteprosessi on epäselvä, jolloin ei tiedetä mitä kohti ollaan menossa.
4. Mittarit ovat rikki, jolloin kehittymistä ei pystytä todentamaan.
5. Prosesseissa olevia virheitä ei korjata niiden juurisyistä lähtien. Ongelma ei poistu vaan korkeintaan siirtyy toisaalle.
6. Prosessien syy-seuraussuhteet ovat epäselviä. Juurisyy jää epäselväksi ja korjataan vääriä asioita.
7. Liian vähän tai liian paljon kehitystä samanaikaisesti. Lopputuloksena joko mikään ei tunnu muuttuvan tai kaikki ehjänäkin ollut hajoaa.
Tosiasiassa sujuvat prosessit helpottavat koko asiakaspalvelun henkilöstön elämää, eikä prosessikehitys ole hirmuisen vaikeaa. Päättelytehtävistä kiinnostuneille siitä voi tehdä jopa riemukkaan hauskaa.
Väliotsikko
Annamme seuraavassa muutaman vinkin hauskaan ja tulokselliseen prosessikehitykseen.
Neljä nyrkkisääntöä asiakaspalvelun prosessikehityksen lähtökohdiksi:
1. Pyri tekemään asioinnista mahdollisimman sujuvaa ja vaivatonta asiakkaille.
2. Älä rakenna toimintaa tähtiosaajien suoritusten varaan vaan tähtää tasalaatuisuuteen.
3. Keskity hukan poistamiseen, joka on yleensä mahdollisuus parantaa asiointikokemusta ja vähentää kustannuksia samanaikaisesti.
3. Poista syitä tarpeettomille asiakasyhteydenotoille, jotka sekä ärsyttävät asiakkaita että kuormittavat asiakaspalvelua.