Tietosuojaseloste

Tämä on White Hat Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu ja viimeksi päivitetty 1.7.2020.

1. Rekisterinpitäjä

White Hat Oy (y-tunnus 2597663-2) Jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” 

Osoite: c/o Innovation House Finland, Tekniikantie 2, 02150 Espoo
Puhelinnumero:+358 50 596 8309
Sähköpostiosoite: hattunarikka@whitehat.fi

2. Rekisterin nimi

White Hatin asiakas- ja markkinointirekisteri

3. Yhteyshenkilö

Yhteyshenkilömme tietosuojaan liittyvissä asioissa on Samuli Ketola, samuli.ketola@whitehat.fi

4. Käytettyjen termien selitykset

”Rekisteröidyllä” tarkoitamme sitä ihmistä, jonka henkilötietoja Rekisterinpitäjä henkilörekistereissään käsittelee tässä Tietosuojaselosteessa kuvatuilla tavoilla. 

”Henkilötiedoilla” tarkoitamme kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (”Rekisteröity”) liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero ja asioimishistoria. 

”Asiakkaalla” tarkoitamme niiden yritysten ja muiden yhteisöjen (jäljempänä ”yritys”) yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Rekisterinpitäjällä on asiakassuhde, sekä kuluttaja-asiakkaita. 

”Potentiaalisilla asiakkailla” tarkoitamme yritysten yhteyshenkilöitä ja kuluttajia, joiden kanssa Rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.

”Sidosryhmillä” tarkoitamme sellaisia yritysten yhteyshenkilöitä ja kuluttajia, joiden kanssa Rekisterinpitäjällä on yhteistyösuhde (esimerkiksi palveluja Rekisterinpitäjälle tuottavien yritysten edustajat) tai muu yhteys.

5. Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietoja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin ja sekä muu White Hatin toiminnan kannalta välttämätön henkilötietojen käsittely.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi Rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Silloin kun nämä perusteet eivät täyty, henkilötietoja voidaan käsitellä Rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen perustuen.

6. Mitä erilaisia tietoja voimme käsitellä

Rekisteröidyistä tallennettavat yleiset tiedot

Voimme tallentaa seuraavia tietoja kaikista Rekisteröidyistä

•     henkilön etunimi ja sukunimi
•     asema yrityksessä (titteli)
•     yritys
•     yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
•     sosiaalisen median osoitteet
•     tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
•     IP-osoitteet
•     maa
•     laskutustiedot
•     aikamerkinnät suostumuksista, suostumuksen antamisen kanavasta ja tietojen muutoksista
•     muut olennaiset asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. 


Rekisterinpitäjän tapahtumiin ja valmennuksiin osallistuneiden Rekisteröityjen tiedot

•      ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja,jotka Rekisteröity on antanut vapaaehtoisesti) 


Rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluja ostaneiden ja/tai niistä palautetta antaneidenRekisteröityjen tiedot 

•      asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika ja -tapa
•      Rekisteröidylle kohdistetut kampanjat ja tarjoukset sekä niiden käyttö
•      Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnonkohteet ja muut tiedot
•      palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet


Rekisterinpitäjän verkkopalveluiden asiakkaiden tunnistautumistiedot
•      internet-selaimen evästeet
•      IP-osoitteeseen ja sen kautta saatavaan sijaintiin liittyvät tiedot
•      toiminta verkkopalvelussa

7. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Voimme käsitellä Henkilötietoja niin kauan kuin Rekisteröity on jonkin tässä tietosuojaselosteessa mainitun ryhmän jäsen, kuten edustaa Asiakasta tai Sidosryhmiä. Jäsenyyden päättymishetkellä säilytämme Henkilötietoja kuluvan kalenterivuoden loppuun, ellei lainsäädännöstä, viranomaisen määräyksestä tai muusta pakottavasta syystä muuta johdu.

Henkilön yksiselitteisen suostumuksen perusteella käsiteltäviä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on perusteltua profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseen. Henkilötietoja voidaan arkistoida pidemmäksi aikaa, jos siihen on perusteltu syy, kuten esimerkiksi sopimus. 

Poistamme Henkilötiedot myös rekisteröidyn vaatiessa Henkilötietojensa poistamista asiakasrekisteristämme.

8. Mistä lähteistä keräämme säännönmukaisesti Henkilötietoja

Rekisteriin tallennettavia tietoja saadaan Rekisteröidyltämme. verkkopalvelun lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa Rekisteröity luovuttaa tietojaan. 

Rekisteröidyn tietoja voidaan päivittää ja tarkistaa tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi väestötietojärjestelmistä. Rekisteröityyn liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa henkilöille informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

9. Kenelle voimme luovuttaa Henkilötietoja

Emme myy, muulla tavalla luovuta tai muuten paljasta Henkilötietoja ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei tietojen keräämisen yhteydessä tai tässä tietosuojaselosteessa ole erikseen toisin mainittu.

Saatamme jakaa Henkilötietoja tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa niiden itsenäisiin suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä tietosuojaselosteessamme määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa. Luovutamme Henkilötiedoistasi tällaisiin tarkoituksiin vain sen minimimäärän, mikä on tarpeellista kolmannen osapuolen kanssa sovitun toimenpiteen suorittamiseksi.

Voimme jakaa järjestämiimme tapahtumiin osallistuvienRekisteröityjen Henkilötietoja harkintamme mukaan muille kyseisen tapahtuman osallistujille sekä julkisuuteen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, mikäli se on tapahtuman luonteen vuoksi asianmukaista (esimerkiksi sidosryhmille järjestetyn tapahtuman osallistujalistan jakaminen kaikille osallistujille ja tapahtumassa otettujen kuvien sekä videoiden julkaiseminen sosiaalisessa mediassa).

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.  Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

10. Siirrämmekö Henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi pilvipalveluihin, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan Tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

11.  Kuinka suojaamme Rekisterissä olevat Henkilötiedot

Tietoja säilytetään internet-palvelimilla asianmukaisesti teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä tunnistautumisen. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä sekä ne henkilöt joiden työtehtäviin se kuuluu. Henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

12.  Mitä oikeuksia Rekisteröidyllä on

Rekisteröidyllä on oikeus muun muassa:

pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin Henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä Henkilötietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa sähköpostitse rekisterin pitäjälle osoitteeseen hattunarikka@whitehat.fi. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin

niiltä osin kuin Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

tehdä valitus Henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn oikeuksista on säädetty Henkilötietolaissa. Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee internet-sivuillaan tietoa rekisteröidyn oikeuksista ja antaa toimintaohjeita oikeuksien käyttämiseen.